3 conseils pour organiser votre absence du bureau

Vous vous apprêtez à partir en vacances ? Pour éviter le stress du retour et les mauvaises surprises, voici 3 conseils pratiques pour bien organiser votre absence du bureau. À relire et appliquer avant chaque départ en vacances !

Mettez vos dossiers à jour

Avant de partir en vacances, faites un point sur vos dossiers en cours. Pour les dossiers où vous attendez une réponse ou des informations de la part d’un collègue pour pouvoir avancer, informez-le que vous ne serez pas de retour avant la semaine suivante. Il vous en sera reconnaissant. Il n’y a rien de pire que de se presser pour respecter une deadline ou envoyer une réponse, et de recevoir une notice d’absence par retour de mail. Si vos collègues disposent de plus de temps pour traiter le dossier, autant le leur faire savoir.

Assurez vous de ne pas bloquer le travail de vos collègues

Si vous devez donner des informations à un collègue pour qu’il puisse avancer dans son travail, faites-le absolument avant de partir en vacances. Si vous n’avez pas le temps de traiter le dossier avant votre départ, informez vos collègues concernés du status quo, et de la date à laquelle vous pourrez à nouveau travailler sur le dossier. Votre collègue doit pouvoir respecter sa deadline, indépendamment de votre emploi du temps.

Dans le cadre de projets dans lesquels plusieurs collègues sont impliqués, annoncez vos dates de vacances le plus tôt possible. Une semaine avant votre départ en vacances, mentionnez fréquemment, à chaque meeting ou lors de chaque conversation, que vous ne serez pas au bureau la semaine suivante. Vos collègues peuvent déjà commencer à se faire à cette idée et à s’organiser en conséquence. Tout cela est aussi dans votre intérêt. Si vous ne prenez pas vos précautions, certaines décisions pourront être prises en votre absence sans tenir compte de votre point de vue, et vous devrez vivre avec à votre retour. Donc autant anticiper !

Trouvez des remplaçants fiables

Vous êtes seul responsable de certaines tâches et que votre remplacement n’est pas prévu officiellement ? Essayez de le prévoir officieusement. Pour les tâches prioritaires ou impliquant d’autres départements (exemple : validation d’une newsletter quotidienne), essayez d’identifier un collègue en qui vous pouvez avoir confiance et qui pourra effectuer cette tâche à votre place pendant votre absence. Demandez lui s’il pourrait vous rendre ce service. S’il accepte, communiquez son nom aux personnes attendant normalement votre feedback et faites figurer l’information dans votre notice d’absence.

Si vous ne prenez pas vos précautions, la personne ayant besoin d’une validation pour avancer cherchera elle-même un remplaçant et risque de s’adresser à une personne dont la qualité du travail ne vous satisfera pas.

Choississez bien votre remplaçant.  En cas de pépin, vous serez quand même responsable, même si vous n’étiez pas là.

N’oubliez pas de remercier le collègue qui vous rend service en assurant votre remplacement. Vous pouvez lui ramener un petit souvenir de vacances ou lui envoyer une carte postale. Si cela est possible, rendez-lui la pareille quand c’est à son tour de partir en congés ou alors proposez lui d’effectuer une de ses tâches lorsqu’il est débordé.

Soignez votre notice d’absence

Il n’y a rien qui fasse plus mauvaise impression qu’une notice d’absence mal configurée. L’exemple classique de « worst practice » est le fait de reprendre le message de l’année dernière sans mettre à jour les dates de vacances. Ainsi, personne ne peut savoir quand vous reviendrez.

Si vous avez l’intention d’être joignable par téléphone ou e-mail, indiquez-le à vos collègues. Mais seulement si c’est vraiment le cas. Pensez à mentionner vos remplaçants.

Les infos clefs dans votre notice d’absence : vos dates, vos remplaçants, éventuellement vos coordonnées en cas d’urgence.

Les versions récentes d’Outlook permettent d’écrire un texte différent pour les personnes internes et externes à l’entreprise. Utilisez intelligemment cette fonction et ne vous trompez pas de public cible. Surtout si vous ajoutez de l’humour (exemples dans ce tumblr sur les notices d’absence les plus insolites) que seuls vos collègues peuvent comprendre dans la notice d’absence interne.

L’astuce pour éviter le stress de dernière minute : activez votre notice d’absence dès midi.

Même si vous êtes encore présente et réglez les derniers détails, vos collègues et clients ne s’attendent ainsi déjà plus à ce que vous traitiez leurs demandes avant votre départ en vacances. 

Et vous, que faites vous toujours avant de partir en vacances ?

Glynnis Mélanie

Diplômée d'un master en droit des affaires, j'ai débuté ma carrière en Allemagne, où j'occupe actuellement un poste de management dans l'e-commerce. Je saisis toutes les occasions de me développer professionnellement, sans délaisser mon goût pour la mode et le style. Mon dressing est un mélange de basiques intemporels, grands classiques du vestiaire professionnel, et de pièces extravagantes à la pointe des dernières tendances.

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