Comment annoncer une mauvaise nouvelle au bureau

Que vous soyez manager ou collaborateur, vous vous retrouverez parfois, au cours de votre parcours professionnel, dans une situation dans laquelle vous devez annoncer une mauvaise nouvelle à un collègue, une personne se trouvant sous votre responsabilité ou même votre supérieur hiérarchique. Comment s’y prendre pour conserver une bonne atmosphère de travail et surtout une bonne relation avec votre interlocuteur ?

Commençons par définir ce que l’on entend par « mauvaise nouvelle ». Dans le monde du travail, une mauvaise nouvelle est presque toujours bonne pour quelqu’un d’autre, voire pour la personne chargée de l’annoncer. Vous avez choisi en tant que manager de promouvoir un collaborateur au détriment d’un autre qui visait le poste. Vous avez trouvé un emploi plus intéressant dans une autre entreprise et devez annoncer votre démission à votre manager, qui comptait énormément sur vous pour un projet important.

Parfois, la décision a été prise par quelqu’un d’autre et vous n’êtes pas forcément d’accord, voire en subissez vous-même les conséquences négatives. Mais c’est quand même à vous qu’il revient de l’annoncer à certaines personnes. Par exemple, votre projet est refusé par la direction et c’est à vous, en tant que chez de projet, que revient la responsabilité de l’annoncer aux autres membres de l’équipe que vous aviez constituée.

Dans les deux cas, il vous faudra faire preuve de courage et de tact pour annoncer la nouvelle. Mais cela vaut la peine de faire un effort, car de la manière dont vous vous y prendrez dépendent l’image que vos interlocuteurs conserveront de vous, le niveau de leur estime pour vous et de la confiance qu’ils vous accordent et surtout l’atmosphère de travail pour l’avenir.

Voici quelques pistes pour annoncer une mauvaise nouvelle au bureau de manière professionnelle.

#1 Choisir un cadre adapté

Pour annoncer une nouvelle délicate, il vaut mieux choisir un endroit privé et calme. La personne concernée doit être en mesure de garder sa dignité, quelle que soit la manière dont elle réagira spontanément à la nouvelle. Évitez par exemple la cantine d’entreprise ou une salle de repos ouverte à tous, mais choisissez plutôt votre bureau ou mieux, une salle de réunion neutre que vous réserverez spécialement pour l’entretien.

Il est important de choisir un moment adapté, mais le plus important en matière de timing est de ne pas attendre trop longtemps et d’annoncer la mauvaise nouvelle le plus tôt possible, afin d’éviter que la personne concernée ne soit informée par des bruits de couloir. 

#2 Aller droit au but

Rien ne sert de tourner autour du pot et de parler de la pluie et du beau temps avant d’annoncer la mauvaise nouvelle. Autant annoncer la couleur dès le début de l’entretien, sans essayer de noyer le poisson. De toute façon, cela fera mal, quoique vous disiez avant ou après. Donc autant traiter la personne en adulte et lui parler franchement. Votre interlocuteur a sans doute déjà un mauvais pressentiment, surtout si l’entretien est organisé de manière plus formelle que d’habitude.

Dans un cadre professionnel, ce n’est pas votre rôle de préparer la personne à recevoir la nouvelle, ni de la « consoler ».  Vous devez simplement respecter la personne en partant du principe qu’elle est professionnelle et donc capable d’ « encaisser » la nouvelle.

#3 Expliquer la décision

Une décision est toujours prise pour certaines raisons. Il convient d’expliquer à la personne qui est désavantagée par cette décision pourquoi il devait en être ainsi. Le fait de comprendre les raisons d’une décision aide l’individu à l’accepter. Si c’est vous qui avez pris la décision, vous devriez être en mesure de la justifier. Surtout n’essayez pas de vous dégager de votre responsabilité s’il s’agit de votre décision.

Si vous devez prendre la responsabilité d’une décision qui n’est pas la vôtre et avec laquelle vous n’êtes pas d’accord, essayer de chercher le dialogue avec votre hiérarchie pour vous-même avoir les éléments nécessaires pour annoncer cette décision à vos collaborateurs et porter la stratégie de votre employeur.

#4 Laisser de la place à la réaction de votre interlocuteur

Il ne faut évidemment pas s’attendre à ce que votre interlocuteur saute de joie. Peut-être va t’il tenir des propos blessants ou exagérés en réaction à votre annonce. Il ne faut pas y attacher trop d’importance ou lui en tenir rigueur mais également ne pas chercher tout de suite à contredire la personne en lui reprochant sa manière de réagir.

N’oubliez pas que, dans cette situation, c’est cette personne qui est désavantagée, et pas vous. Si le dialogue n’est pas possible, proposez de poursuivre la conversation lors d’un second entretien. Car il reste une étape importante qui ne peut être réalisée qu’une fois la première vague d’émotion passée.

#5 Monter l’aspect positif des choses

Il y a sans doute au moins un aspect positif à tirer de la décision prise pour la personne qui semble lésée en premier lieu. Mais elle n’est sans doute pas prête à l’entendre directement après avoir entendu la mauvaise nouvelle. Revenez vers elle quelques temps plus tard et présentez ces aspects positifs en lui demandant ce qu’elle en pense. Elle aura sans doute eu le temps d’y réfléchir et sera peut-être même parvenue à la même conclusion que vous.

#6 Proposer du support après l’annonce d’une mauvaise nouvelle

Si vous devez par exemple retirer à votre stagiaire une tâche intéressante que vous lui aviez confiée, car vous n’êtes pas satisfait de la qualité du travail, proposez-lui plus d’encadrement, plus de feedback, afin qu’il/elle puisse s’améliorer et avoir une chance de se voir confier à nouveau ce type de tâches à l’avenir.

Si vous quittez l’entreprise en plein milieu d’un projet stratégique dont vous étiez responsable, proposez d’aider rapidement à trouver et former un remplaçant et mettez de l’ordre dans vos dossiers pour que vos collègues puissent rapidement trouver les informations dont ils auront besoin après votre départ.

Et si c’est vous qui apprenez une mauvaise nouvelle au bureau ?

• Gardez votre calme et gardez le silence plutôt que de tenir des propos que vous pourriez regretter. Ne vous laissez pas provoquer.
• Demandez à poursuivre la discussion au cours d’un autre entretien si vous sentez que vous n’êtes pas en mesure de garder la tête froide.
• Essayez, au calme, de raisonner de manière pragmatique pour déterminer la manière de réagir qui sera la plus avantageuse pour vous à long terme. Puis agissez en conséquence.

Conseils de lecture sur le sujet :

• cet article qui donne des pistes pour annoncer une mauvaise nouvelle à son patron (mauvais résultats, projet en retard etc)
• ce wikihow (en anglais) qui concerne l’annonce de mauvaises nouvelles lors de présentations face à une audience. A mon avis certaines des méthodes indiquées sont plutôt contre productives au bureau, mais cela vaut le coup de les connaitre pour discerner rapidement les situations dans lesquelles on essaie de vous manipuler.

Avez vous déja été confronté à ce type de situation ? Quels conseils pourriez-vous donner pour encaisser ou annoncer une mauvaise nouvelle au bureau ?