La plupart des postes à responsabilité impliquent des déplacements professionnels. Un déplacement professionnel vous permet de sortir de votre quotidien professionnel, de récolter de nouvelles impressions, rencontrer des gens intéressants, mais aussi de renforcer vos relations avec vos collègues ou votre patron. Quelle que soit la configuration du voyage, une bonne préparation s’impose pour en tirer le maximum.
Un déplacement professionnel avec des collègues
C’est le moment de prouver que vous avez l’esprit d’équipe. Respectez la personne qui a organisé le voyage et proposez votre aide en cas de difficultés. Ne critiquez pas l’organisation ou le déroulé si quelque chose dérape, essayez plutôt de trouver une solution constructive. N’imposez pas systématiquement vos goûts ou vos préférences, suivez la marche.
Si c’est vous qui organisez le voyage, tenez compte des besoins de chacun et ne jouez pas les dictateurs. Cependant, veillez à mener la danse afin que personne ne perde trop de temps à réfléchir à l’endroit ou déjeuner, à l’itinéraire pour se rendre aux rendez-vous prévus, au programme des soirées etc.
Adaptez-vous au groupe, parlez à tout le monde, faites des photos que vous enverrez ensuite au groupe, amusez-vous quand c’est le moment. Si vous êtes nouveau dans l’entreprise, contentez-vous de suivre le mouvement, mais si c’est déjà votre 3e ou 4e voyage de ce type, aidez ceux qui vous accompagnent pour la première fois. Rendez service quand vous le pouvez, par exemple en utilisant votre portable pour effectuer une réservation, appeller un taxi ou chercher une information ou encore en dépannant un collègue ayant oublié son chargeur de portable ou son dentifrice.
Soyez de bonne compagnie. Si vous ressentez le besoin de vous isoler au cours du voyage, faites-le tout en restant dans le groupe : par exemple, marchez plus lentement, observez un moment de silence, ne relancez pas la conversation, faites emblant de dormir pendant les déplacements. Ne parlez pas de vos soucis personnels et contrôlez votre éventuelle mauvaise humeur. Si vous avez mal à la tête ou tout autre type de souci léger d’ordre médical, informez vos collègues pour qu’ils ne s’étonnent pas de ne pas vous voir au top de votre forme, mais ne rentrez pas dans les détails. Prenez un cachet et serrez les dents.
Profitez des pauses pendant lesquelles vous rejoindrez votre chambre d’hotel ou des temps morts au cours de la journée pour donner des nouvelles à votre famille. Cela vous permettra de conserver votre sphère privée et de conserver votre équilibre.
Un déplacement professionnel avec votre patron
La particularité de ce type de déplacement est que vous ne pourrez pas vous contenter de sur-performer lors du meting, de la conférence ou du rendez-vous client à l’occasion duquel vous vous déplacez. Il vous faudra aussi gérer la relation avec votre patron, respecter les limites même si vous allez avoir accès à une partie plus privée de sa paersonnalité. Risqué, mais prometteur : le temps que vous passerez ensemble en dehors du bureau vous permettra d’en apprendre plus sur lui, ses attentes et sa vision pour l’entreprise, voire de profiter de son expérience et de ses conseils.
Vous aurez également l’occasion rêvée de vous présenter sous un jour attrayant et de renforcer la sympathie qu’il éprouve à votre égard. Aucun chef n’est obligé de voyager avec vous. S’il ne vous trouvait pas sympathique, il se serait arrangé pour prendre un autre avion ou emmener quelqu’un d’autre. Utilisez donc à bon escient cette occasion unique de reforcer l’image positive que votre chef a de vous.
Prévoir des sujets de small talk
Au cours du voyage, vous allez sans doute parler de travail, mais pas tout le temps. Pour ne pas être pris au dépourvu, préparez aussi bien une liste de questions pour animer la conversation, ainsi que vos réponses types à des questions classiques, afin de vous mettre en avant sans trop en dévoiler sur votre vie privée.
Les créateurs d’entreprise aiment parler de leur parcours, de la création de leur entreprise, de son histoire et de leur vision. Ce sont des questions sans risques, qui montrent votre intérêt pour l’entreprise. Soit votre chef commencera à parler sans s’arrêter (jackpot), soit il abrègera, ce qui est le plus souvent le signe qu’il n’a pas envie de parler du tout à ce moment là. À vous de respecter cela et de garder le silence jusqu’à ce qu’il relance la conversation.
Sachez répondre à la question de vos hobbys, de vos dernières vacances, de votre situation familiale et de votre parcours universitaire/professionnel d’une manière positive et qui vous mette en valeur.
Prendre les devants pour les moments de détente
Il est possible que votre chef veuille passer la soirée ou le déjeuner avec d’autres personnes. Dans ce cas, vous aurez quartier libre. Cependant, si votre emploi du temps est serré ou que votre patron ne connait personne à l’endroit où vous êtes, il est fort possible que vous passiez les moments « de détente » ensemble. Il est alors probable que votre chef ne sache pas ou aller déjeuner, dîner ou boire un café, car ce sont les choses dont il n’a pas le temps de s’occuper.
Ayez quelques bonnes adresses sous la main, correspondant à ses goûts. S’il vous demande votre avis, ce sera le moment de sortir ces adresses de votre chapeau et de marquer des points. Pareil pour les principales attractions touristiques et monuments autour de votre hôtel ou de votre point de rendez-vous. Si une petite heure se libère, vous manquerez des points en ayant un plan permettant à votre patron de passer un moment agréable au milieu d’un déplacement professionnel laissant rarement le temps de profiter de l’endroit où l’on se trouve.
Soyez de bonne compagnie
Soignez votre apparence sans en faire trop. Une apparence soignée rend le voyage plus agréable pour chacun et fait bonne impression vis-à-vis des partenaires que vous allez rencontrer. Veillez à l’hygiène et ayez votre petite trouse de secours sur vous en cas d’incident. Emportez des vêtements dans lesquels vous vous sentez à l’aise et à votre avantage, dans lesquels vous pouvez affronter sans craintes tous les imprévus pouvant survenir lors d’un voyage : courir pour attraper un train, s’assoir sur un tabouret haut, porter de lourdes valises, masquer une tâche etc.
Enfin, pensez à tous les détails pour que le voyage se déroule de manière agréable. Cela signifie par exemple, avoir de l’argent liquide et de la monnaie pour les péages, machines à café, taxis etc. Si vous effectuez le trajet en voiture, prévoyez une playlist mainstream ou adaptée aux goûts de votre chef si vous les connaissez. Vous en savez vraiment pas quoi choisir ? Le jazz fonctionne dans 90% des cas. Proposez de conduire si la route est longue, afin que votre patron puisse se reposer.
Gardez le sourire et trouvez une solution si un imprévu se produit : avion raté ou retardé, panne sur la route etc. Bref, restez professionnel, dans tous les domaines, et facilitez la vie de votre chef.
Un déplacement professionnel seul
Ce n’est pas parce que vous êtes seul(e) en déplacement professionnel qu’il faut relâcher vos efforts, au contraire. C’est le moment de prouver que vous êtes digne de confiance. Maitrisez vos dépenses, arrivez à l’heure à vos rendez-vous, soyez agréable avec vos partenaires et acceptez les invitations à déjeuner ou à rester pour un apéro, sans abuser sur l’alcool ni sur le buffet. Vous représentez l’entreprise à tout moment et tout dérapage reviendra aux oreilles de votre chef. Vous pouvez par ailleurs saisir cette occasion pour développer votre réseau sans vous sentir observé par votre chef ou vos collègues.
Si vous avez le temps, profitez en pour visiter la ville, faites quelques photos et notez quelques points intéressants que vous partagerez avec vos collègues en envoyant un petit mail récapitulatif à votre retour. Enfin, montrez que vous êtes joignable à tout moment : consultez vos mails et traitez les urgences une à deux fois par jour, twittez sur votre compte professionnel si approprié, répondez au téléphone se votre chef ou vos collègues essaient de vous joindre.
Enfin, un peu de tact : même s’il est tout à fait légitime de profiter des avantages offerts par un déplacement professionnel : belle chambre d’hôtel, voyage en première classe, beaux paysages, grand soleil etc. évitez de poster des photos de ces moments agréables sur vos réseaux sociaux personnels, surtout si certains collègues font partie de vos contacts. Ce serait dommage d’attiser inutilement des jalousies.
Enfin, détendez-vous et profitez ! Ce serait dommage qu’à vos yeux « déplacement professionnel » rime avec « calvaire » comme pour les salariés témoignant dans cet article.
Quelles sont vos astuces pour bien gérer vos déplacements professionnels ?
