6 méthodes testées et approuvées pour s’organiser au bureau

Il existe de nombreux guides et manuels prodiguant des conseils pour s’organiser au travail. C’est en pratique et avec le temps que vous découvrirez les méthodes qui vous conviennent le mieux, compte tenu de la nature de votre travail et de vos contraintes professionnelles. Voici celles qui fonctionnent pour moi.

S’organiser, à quoi ca sert ?

Je connais beaucoup de personnes qui ont du succès dans leur vie professionnelle sans pour autant être très organisées, du moins en apparence.  L’organisation n’est pas indispensable pour réussir mais je trouve qu’elle a des avantages. En voici quelques uns :

• Être plus rapide et plus efficace dans son travail, donc avoir plus de temps libre et un meilleur équilibre vie pro/vie perso
• Renvoyer une image de professionnalisme et de fiabilité à sa hiérarchie, qui sera plus encline à vous confier plus de responsabilités 
• Être moins stressée, car la crainte d’oublier d’effectuer certaines tâches ou l’angoisse de ne pas tenir une deadline disparaissent
• Pourvoir faire une passation digne de ce nom à ses collègues en cas d’absence prolongée ou imprévue
• Avoir le sentiment agréable d’avoir accompli quelque chose chaque soir en quittant le travail
• Reprendre le contrôle de son emploi du temps et ne plus se sentir dépassée par les évènements.

#1 S’organiser avec des listes à court, moyen et long termes

Les listes, c’est la base de l’organisation. Elles aident à ne pas oublier les tâches à accomplir, à les visualiser et à les prioriser. Avec le temps, j’ai remarqué qu’il était plus pratique de tenir plusieurs listes au travail. J’en ai une à moyen terme, pour la semaine. C’est la plus facile à dresser. J’y indique les quelques tâches que j’aimerais traiter dans la semaine, sans les répartir sur des journées précises. Je me limite quant au nombre de tâches à accomplir. En général, cette liste comporte entre 5 et 10 points.

Chaque jour, je note les tâches concrètes à effectuer pour avancer sur les thèmes de la semaine. La liste doit pouvoir être détruite à la fin de la journée. Enfin, la liste à long terme, pour le mois ou le trimestre, fait état d’une véritable stratégie. C’est une liste que je relis de temps en temps pour vérifier que je garde bien le cap de mes objectifs dans mes actions quotidiennes. Elle est constituée d’objectifs plutôt que de tâches concrètes à effectuer.

Voici un exemple concret pour illustrer, relatif à ce blog.

Liste du trimestre :

• Fidéliser mes lectrices

Liste de la semaine :

• Préparer la newsletter de mercredi

Liste du mardi :

• Publier l’article sur l’organisation
• Rédiger l’introduction de la newsletter
• Répondre aux commentaires de la journée

On peut résumer ma manière de créer des listes ainsi :

Long terme : thème

Moyen terme : projet

Court terme : tâches précises

Vous pouvez utiliser le même principe pour organiser votre travail. Le secret, c’est de ne pas surcharger vos listes. Il y a toujours des imprévus au cours d’une journée de travail. Des listes surchargées que vous n’arrivez pas à terminer sont une source de frustration, pas une aide à l’organisation. Laissez donc 1/3 de votre temps de travail libre pour les imprévus.

#2 Trouver le moment auquel on est le plus efficace

Lorsque vous devez effectuer les tâches concrètes prévues pour la journée, choisir le moment propice peut vous faire gagner énormément de temps. Il faut apprendre à vous connaître pour savoir à quel moment vous serez la plus efficace pour effectuer un type de tâche précis.

Votre environnement de travail doit également être pris en compte. Si vous travaillez en open space, vous pouvez programmer les tâches nécessitant de la concentration  tôt le matin ou tard le soir, lorsque vos voisins de bureau sont déjà partis ou pas encore arrivés.

#3 Préserver une demi-journée sans réunion dans son emploi du temps

Les interruptions fréquentes sont l’un des obstacles les plus courants à la réalisation d’un travail nécessitant de la concentration. Essayez de bloquer une demi-journée sans réunions ou rendez-vous, pendant laquelle vous pourrez travailler d’une traite sans être dérangée.

#4 Planifier et répartir les tâches répétitives

Si vous avez des échéances régulières que vous n’arrivez jamais à tenir, c’est sans doute parce que vous repoussez le moment de vous y mettre jusqu’à la dernière limite. Pour ne pas subir ce stress, organisez-vous ! Planifiez un rendez-vous dans votre agenda, avec vous-même, pour effectuer cette tâche régulièrement et progressivement.

Par exemple, vous pouvez mettre à jour votre budget prévisionnel tous les jeudis matins. A la fin du mois, il ne vous restera que les factures des 7 derniers jours maximum à rentrer avant de présenter le résultat à votre hiérarchie. C’est bien mieux que de bloquer une journée le 29 du mois pour trier toutes les factures, chercher les anciens mails etc.

Par ailleurs, si un imprévu vous impose de voyager pour le travail ou de travailler sur un dossier de dernière minute le 29 du mois, vous serez quand même en mesure de présenter votre budget à temps. Bonus : à n’importe quel moment du mois, vous serez capable de fournir au débotté un état des lieux à jour de la situation. Vous montrerez ainsi que vous maîtrisez la situation.  

#5 Mettre en place une routine pour s’organiser au quotidien

Découpez votre journée en séquences de travail, en tenant compte de votre rythme personnel. Par exemple, ma journée pourrait se découper ainsi :

9h-10h30 : travaux nécessitant de la concentration

10h30 café et point avec l’équipe

10h45-11h15 traitement des e-mails

11h15-12h30 coups de fil et réunions

12h30-14h déjeuner

14h-14h30 traitement des e-mails

14h30-16h travaux nécessitant de la concentration //traitement des dossiers urgents ayant besoin d’une réponse le jour même

16h café-goûter et traitement des e-mails

16h30-18h00 travail de routine, sans besoin de grande concentration, avec de la musique de fond

18h00-19h traitement des e-mails, vérification de la to-do list du jour, rédaction de la liste du lendemain, vérification des fenêtres encore ouvertes sur mon ordinateur, mails non envoyés etc.

Si une urgence se présente au cours de la journée, je peux supprimer l’une des séances réservées au travail nécessitant de la concentration ou alors celle des tâches routinières, afin de traiter l’urgence/l’imprévu, sans pour autant compromettre le reste du planning.

Le fait d’avoir avancé sur mes dossiers de fond le matin me donne un sentiment positif, quoi qu’il arrive le reste de la journée.

Cela peut paraître paradoxal, mais cette organisation vous permet de rester flexible.

Restez flexible. L’organisation ne doit pas nuire à la spontanéité.

En cas d’imprévu, vous savez exactement quelle tâche vous pouvez décaler ou non et à quel moment vous pourrez la reprogrammer. Cela vous permet de prévenir d’un éventuel retard les personnes qui ont besoin de vos résultats pour faire leur travail. Elles pourront revoir leur emploi du temps en conséquence et vous en tiendront moins rigueur que si vous livrez votre travail en retard, sans avoir prévenu.

Un principe avisé : « eat the frog first ».

Effectuez en tout premier la tâche qui vous demande le plus d’efforts ou qui vous paraît la plus pénible. Vous en serez débarrassée une fois pour toutes ! Plus la journée passe, plus vous êtes fatiguée et la tâche vous paraît de plus en plus insurmontable. Faites-la disparaître le plus vite possible pour vous concentrer sur d’autres thèmes plus agréables.

#6 Utiliser les bons outils pour s’organiser

Vous avez une multitude d’outils à votre disposition pour vous organiser, du plus classique au plus immatériel. Vous pouvez organiser votre emploi du temps à l’aide d’applications mobiles, du calendrier de votre messagerie électronique ou d’un agenda papier. Pour les projets, des outils de gestion tels qu’Asana peuvent vous faciliter la tâche, surtout lorsque plusieurs personnes participent au projet.

L’essentiel, c’est de ne pas vous perdre dans les outils et de passer plus de temps à les utiliser qu’à effectivement travailler. En ce qui me concerne, je n’ai pas encore trouvé mieux que la liste sur une feuille de papier libre, que je jette à la fin de la journée ou de la semaine. Testez de temps à autre de nouveaux outils et conservez ceux qui vous aident le plus !

Quelles sont vos meilleures astuces pour vous organiser au travail ? À vous de partager en commentaire !

PS : c’est bien plus facile de s’organiser lorsque votre espace de travail est bien rangé et que vous retrouvez facilement toutes les affaires dont vous avez besoin. Je vous invite à (re)-lire ces astuces pour aménager votre bureau. Restez connectées !  Je vous parlerai bientôt d’un sac qui vous permet de transporter tout ce dont vous avez besoin en déplacement professionnel, pour être organisée même loin du bureau !