Dans la plupart des entreprises, seuls les chefs ont le luxe de disposer d’un bureau individuel. Souvent, la surface disponible n’offre pas toujours la place nécessaire pour que chacun ait un bureau individuel. Dans certaines entreprises, les bureaux ouverts et partages sont un choix. L’ open space est devenu la règle et non plus l’exception.
Favoriser les échanges, avoir de la compagnie, pouvoir parler rapidement des dossiers : cette disposition des bureaux a certains avantages. Cependant, travailler en open space peut tourner au cauchemar si vous avez du mal à vous concentrer. Même si vous partagez votre bureau avec une ou deux autres personnes seulement, vous devez toujours vous adapter. Vous ne pouvez pas choisir à quel moment vous souhaitez communiquer et à quel moment vous préférez vous isoler.
Comme vous n’avez pas le choix, autant optimiser la situation pour travailler dans les meilleures conditions. Voici 13 astuces à tester au plus vite.
Communiquer franchement avec ses voisins d’open space
1. Respecter les autres
Selon l’adage « ne faites pas aux autres ce que vous ne voudriez pas qu’ils vous fassent », commencez par vous conduire de la manière la plus respectueuse possible, et ce, quelle que soit l’attitude des collègues avec lesquels vous partagez votre bureau.
Si vous grignotez, faites-le discrètement. Renoncez aux aliments qui font du bruit (chips) ou dont l’odeur peut incommoder (ail, oignons). En général, il vaut mieux manger en dehors du bureau.
Parlez d’une voix modérée au téléphone ou avec les collègues qui viennent vous voir à votre bureau. Pour une conversation un peu plus longue ou un coup de fil privé, quittez le bureau pour quelques minutes. Rendez vous en salle de réunion, dans la cuisine ou dans la cour.
Utilisez la messagerie interne ou un e-mail pour vous adresser à un collègue à l’autre bout de la pièce ou dans un bureau voisin, plutôt que de l’interpeller à voix haute à travers l’open space et déranger les collègues présents dans la pièce.
Si vous veillez à respecter l’environnement de travail des autres, vous serez en position de négocier si vous choisissez d’aborder le problème avec vos collègues et de leur demander de modifier leur attitude. Il vaut n’avoir rien à se reprocher.
2. Parler de ce qui vous dérange
Chacun a une sensibilité différente. Certains tics ou comportements qui vous agacent profondément ne dérangeront peut-être pas votre voisin. De même, certains de vos comportements dont vous n’avez même pas conscience sont peut être le cauchemar de vos collègues.
N’hésitez pas à crever l’abcès et à signaler poliment ce qui vous dérange.
Faites-le rapidement, dès l’apparition du comportement litigieux, et n’attendez pas d’être excédée, à bout de nerfs. Demandez à votre collègue s’il peut gérer la situation autrement, par exemple quitter la pièce pour passer son coup de fil personnel ou se retenir de taper du pied sur le parquet. Demandez à vos voisins si l’un de vos comportements les dérange et soyez prêt à également faire un effort.
Si votre gêne n’est que passagère, par exemple parce que vous êtes fatiguée et que avez plus de mal à vous concentrer que d’habitude, il est sans doute inutile d’aborder le sujet avec votre collègue. Prenez plutôt d’autres mesures.
Créer une atmosphère conviviale pour apprécier l’open space
3. Apprendre à connaître les petites habitudes de ses collègues
La meilleure manière de bien vivre l’open space est de bien s’entendre avec ses collègues. Soyez donc souriante et cordiale, faites un minimum de conversation, au moins le lundi matin. Apportez des gâteaux de temps en temps.
Sachez faire preuve d’un minimum de sensibilité. Repérez les jours où vos collègues sont stressés, fatigués ou de mauvaise humeur, afin d’adapter votre attitude en conséquence.
Posez tout de même vos limites. Si l’un de vos collègues parle trop et raconte son week-end pendant des heures alors que vous voulez travaillez, proposez lui gentiment mais fermement de poursuivre la conversation à l’heure du déjeuner.
4. Aménager son espace perso
Même dans un bureau ouvert et partagé, il est important de créer son petit espace personnel pour se sentir à l’aise. Allez voir ces astuces pour aménager son bureau de manière agréable.
5. Profiter des aspects positifs du partage d’un bureau
L’open space n’a pas que des inconvénients. Apprenez de la manière dont travaillent vos collègues au quotidien. L’un d’eux est peut être très agréable avec les clients au téléphone et s’exprime très bien. À force de l’entendre téléphoner, vous pourriez reprendre ses « best practices ».
La proximité vous permet de poser des questions lorsque vous êtes bloqué sur un dossier ou encore de faire un brainstorming rapide pour trouver de nouvelles idées ou résoudre un problème.
Vous pouvez également partager des anecdotes amusantes et en rire ensemble. Attention tout de même à ne pas dépasser les bornes et à ne pas déranger vos collègues si vous sentez que ce n’est pas le moment.
6. Faire des pauses avec d’autres collègues
Soignez votre réseau interne en prenant des pauses café et déjeuner avec des collègues que vous n’avez pas l’occasion de fréquenter au quotidien. Cela vous changera un peu de vos voisins de bureau et vous permettra de relativiser leurs petits tics énervants. On ne peut pas prendre sur soi 24h/24. Accordez-vous donc des pauses.
Si vous avez besoin de vous concentrer sur une tâche et que vous n’y arrivez pas dans l’open space, malgré la bonne ambiance, vous avez d’autres possibilités.
Des mesures ponctuelles pour se concentrer en open space
7. Organiser des réunions de travail en dehors du bureau
Réservez une salle de réunion pour une longue réunion de travail avec un collègue sur un sujet déterminé. Si aucune salle n’est disponible, imprimez votre présentation Powerpoint en deux exemplaires et allez en parler autour d’un café.
8. Utiliser des écouteurs
Si vous n’avez pas la possibilité de quitter votre poste de travail pour aller travailler dans un autre contexte, isolez-vous à l’aide d’un casque anti-bruit ou de vos écouteurs. La musique de fond de votre choix vous donnera le sentiment de contrôler le bruit qui vous entoure et vous permettra de vous concentrer.
Assurez-vous tout de même d’entendre la sonnerie du téléphone si vous avez l’obligation de rester joignable. Les boules Quiès sont le dernier recours car elles vous coupent complètement du monde. En général, il vaut mieux être accessible, au cas où votre chef passerait par hasard dans le bureau et s’adresserait à vous.
9. S’isoler pour traîter des tâches demandant de la concentration
N’hésitez pas à vous isoler pour accomplir une tâche qui requiert toute votre concentration. C’est d’autant plus facile si vous êtes équipée d’un ordinateur portable, d’une tablette, ou si votre réseau informatique vous permet de vous connecter depuis n’importe quel poste de travail.
Certaines entreprises disposent de pièces réservées à cet usage, dans lesquels les téléphones sont bannis. Si ce n’est pas le cas là où vous travaillez, pensez à utiliser le bureau individuel d’un collègue absent ou une salle de réunion libre.
10. Décaler ses horaires
Si votre entreprise propose des horaires flexibles, envisagez de décaler vos horaires en venant plus tôt le matin ou en partant plus tard le soir. Vous pourrez profiter du silence dans le bureau pour effectuer les tâches demandant de la concentration.
Si rien n’y fait, vous pouvez demander à votre service des ressources humaines ou à votre manager d’effectuer des aménagements, en argumentant sur la base du gain de productivité potentiel en cas d’amélioration des conditions de travail.
Des aménagements pour améliorer les conditions de travail en open space
11. Réduire la nuisance sonore des téléphones
Les agents de call center sont tous équipés de casques. Pourquoi ? Une pièce dans laquelle plusieurs téléphones sonnent sans arrêt peut rapidement excéder ses occupants.
Vous pourriez suggérer de remplacer les téléphones classiques par un logiciel. L’appel s’affiche sur l’écran, on clique sur bouton pour décrocher, et la nuisance sonore de la sonnerie est supprimée.
Si ce n’est pas possible, il ne vous reste qu’à régler le volume des téléphones au minimum. Cela incite également à parler plus doucement.
12. Demander la mise en place d’éléments d’isolation acoustique
Il existe des centaines de modèles d’isolation phonique, plus ou moins décoratifs. L’investissement peut valoir la peine, surtout si les bureaux résonnent, Le bruit des conversations sera amorti et chacun pourra profiter de plus de calme.
Bonus : Restez chez soi lorsque l’on est malade
Même si vous avez assez d’énergie pour aller travailler, malgré votre grippe ou votre vilaine toux, pensez à vos collègues et restez chez vous, dans la mesure du possible. Vous éviterez de contaminer tout l’open space et vos collègues n’auront pas à vous voir malade. Pour se démarquer au travail, il vaut mieux être au top de sa forme !
Avec combien de collègues partagez-vous votre bureau ? Quelle est votre astuce pour arriver à vous concentrer ?
j’ai un coleg qui souce ses dents… depuis des annees? il y a un facon de lui demander d’essayer de ne le faire plus? merci. Nela
Peut-être qu’il est conscient du problème et qu’il ne peut pas s’en empêcher… ou peut-être que personne ne lui a jamais dit ! Pourquoi ne pas aborder le sujet en lui disant que vous avez remarqué qu’il faisait du bruit avec ses dents et essayer de le faire parler pour comprendre d’ou vient cette habitude. Il comprendra peut-être de lui-même que cela vous dérange.
Maintenant que je travaille dans un bureau, ça me manque … conclusion, je me suis fait un réseau rapidement, car j’ai l’impression d’être isolée dans ce bureau (même si on est deux). Perso ça me manque, même si parfois comme Floriane, j’aurais voulu en balancer un ou deux par la fenêtre 😉
Oui c’est vrai, j’ai pu observer cet effet d’isolement aussi. L’idéal serait sans doute un espace partagé mais assez grand pour que les tables ne soient pas collées les unes aux autres, qu’il soit possible d’avoir un minimum d’intimité et de calme. Dans une entreprise ou j’ai travaillé, il y avait des salles destinées au travail au calme, sans téléphone. On pouvait les réserver pour quelques heures et travailler tranquillement sur un projet.
Ahah rester chez soi lorsque l’on est malade j’adore 😀
j’ai toujours travaillé en open-space et ça c’est toujours bien passé. C’est un mode de travail qui me convient bien même si parfois certaines collègues parlent tellement fort que j’aimerais ouvrir la fenêtre et les faire passer à travers (je l’imagine dans ma tête 😀 )
Haha imaginer passer ses collègues par la fenêtre, bonne solution pour se détendre 🙂
Super article. Il est vrai que j’ai du mal avec les nuisances sonores en général, donc travailler en open space n’est pas évident pour moi 🙂 Merci pour tes conseils !
Merci pour ton passage Iris ! J’applique mes propres conseils au quotidien, nous partageons un bureau à trois seulement mais le téléphone sonne souvent et il y a beaucoup d’allées et venues. Heureusement, je m’entends bien avec mes voisins de bureau et il y a une bonne ambiance ! Quand je dois me concentrer, ma playlist Spotify est mon alliée 🙂
Je suis tout à fait d’accord sur « ne pas manger à son bureau ». Tout ce qui relève des bruits et odeurs est ce qui gêne le plus.
1/ Travaillez de la maison quand vous voulez travailler sur un dossier de manière concentrée et prolongée ou pour passer vos appels téléphoniques
2/ Ayez des chaussures dont les semelles ne font pas de bruit pour ne pas énerver votre entourage
3/ Attention aux casques téléphoniques : on a tendance à parler beaucoup plus fort
4/ Demandez à son manager de créer une pièce que pour les appels téléphoniques où chacun peut réserver un créneau
Merci pour ces compléments. Très pertinent le commentaire sur les chaussures ! J’ai des chaussures à talons depuis peu, qui font un bruit d’enfer sur le parquet, je regrette presque la moquette qu’il y avait dans les bureaux à mon précédent job 🙂