12 conseils pour bien encadrer un stagiaire

Dans certains métiers jeunes comme ceux du web, on est déjà senior à 26 ans. Hier jeune diplomée, vous pourriez être rapidement amenée à encadrer des stagiaires. L’avantage, c’est que vous étiez stagiaire vous-même il n’y a pas si longtemps. Vous pouvez donc plus facilement vous mettre à la place de votre nouvelle recrue. Selon la motivation et les capacités du stagiaire, ce dernier peut vraiment être un soulagement dans votre travail.

Bien accueillir un stagiaire ne s’improvise pas.  Quel que soit le profil de votre stagiaire, un encadrement approprié est nécessaire.

Pour faire de cette expérience une réussite pour les deux parties, il faut bien préparer l’arrivée de votre stagiaire, quitte à prendre des initiatives si aucune procédure d’intégration formelle n’est prévue dans votre entreprise. Vous allez par ailleurs l’encadrer tout au long de son stage.

Cette expérience permet de prendre confiance en soi, d‘apprendre à déléguer et d’acquérir ses premières expériences en management. Au départ, vous pouvez avoir l’impression que le stagiaire ne cause plus de travail qu’il ne vous décharge. Vous devez prendre le temps de lui expliquer des choses et de répondre à ses questions, ainsi que de contrôler son travail. Dans un premier temps, il serait sans doute plus facile et plus rapide pour vous d’effectuer vous-même les tâches que vous confiez à votre stagiaire. Cependant, plus vous investirez dans son intégration et sa formation au début, plus votre stagiaire deviendra autonome. Il sera un vrai soutien pour vous par la suite.

Si l’on vous propose d’accueillir un stagiaire, sautez sur l’occasion !

Voici mes bonnes pratiques expérimentées avec les différents stagiaires que j’ai eu l’occasion d’accueillir.

1. Préparez un plan d’intégration à l’entreprise

Pour que votre stagiaire s’intègre rapidement et soit efficace, il doit connaître les différents services de l’entreprise, en particulier ceux avec lesquels il travaillera au cours de ses missions. Ne laissez pas cette intégration au hasard.

Contactez vos interlocuteurs, présentez votre stagiaire et demandez s’ils sont en mesure de le prendre en observation une demi-journée. Cela vous permettra d’avancer sur vos tâches quotidiennes sans être dérangée.

Un tel plan d’intégration rassurera votre stagiaire, lui donnera un cadre et un fil rouge au cours de cette nouvelle expérience qu’est la vie en entreprise. En effet, rien de pire que d’arriver dans une entreprise et de ne pas savoir ni quoi faire, ni à qui parler, et d’attendre que quelqu’un veuille bien vous donner quelque chose à faire. 

2. Confiez à votre stagiaire une mission valorisante en fonction de son projet professionnel

L’entretien de recrutement, si vous y avez participé, vous a sans doute donné une idée sur les souhaits et aspirations de votre futur stagiaire. Si vous n’avez pas participé au recrutement, organisez un entretien dans les premiers jours du stage pour en savoir plus sur la personne que vous aller encadrer et accompagner sur plusieurs semaines.

Quels départements, quels métiers l’intéressent ? Quel est son projet d’orientation ou son projet professionnel ? Réfléchissez à ce que vous pouvez lui proposer dans ce sens, même si cela ne rentre pas exactement dans le cadre des missions que vous aviez imaginé. Cela sera une forte source de motivation pour votre stagiaire de voir que vous personnalisez le stage en fonction de ses intérêts et besoins. 

3. Prévoyez une tâche « on going » à réaliser en autonomie

Vous n’aurez pas toujours le temps d’expliquer de nouvelles choses à votre stagiaire, de lui donner un retour sur son travail etc. exactement au moment où il aura besoin de votre feedback pour avancer.

Pour éviter qu’il ne s’ennuie pendant ces périodes creuses, prévoyez une tâche que votre stagiaire pourra réaliser seul, en toute autonomie, et tout au long de sa période de stage. Il peut s’agir du classement de documents, de recherches sur un thème précis, de l’actualisation d’une base de données etc.

Cette tâche doit apporter une valeur ajoutée à l’entreprise mais ne doit pas être d’une importance stratégique ou cruciale. La plupart du temps, votre stagiaire n’aura pas le temps de mener cette tâche jusqu’au bout. Il doit donc s’agir d’un « nice-to-have », qui soit tout de même stimulant pour votre stagiaire (ne pas lui donner l’impression qu’il travaille pour rien). 

4. Limitez les taches type « photocopie »

Les stagiaires savent très bien qu’ils sont une force de travail peu coûteuse, et qu’il seront donc amenés à effectuer des tâches pour lesquelles le temps des collaborateurs est trop précieux. La plupart du temps, ils effectuent ce type de tâches avec bonne volonté.

Cependant, pour l’image de votre entreprise et la vôtre en tant que maître de stage, évitez de confier à un stagiaire qualifié trop de tâches « esclavage » comme faire du café, aller chercher le déjeuner pour l’équipe ou faire des photocopies. Mieux, montrez l’exemple. Apprenez lui qu’être professionnel et adulte, c’est aussi savoir faire une photocopie soi-même, même si l’on est manager.

5. Soyez disponible en cas de questions

Donnez à votre stagiaire le sentiment qu’il peut vous poser des questions à tout moment. Soyez accessible, surtout au début du stage. Poser des questions est une bonne chose : cela montre que votre nouvelle recrue s’intéresse à son travail et à l’entreprise. Il a le souci de comprendre ce que vous attendez de lui et veut fournir un travail de qualité. Cela démontre qu’il a l’humilité de ne pas penser qu’il sait déjà tout faire, ce qui est une qualité très appréciable. 

Ne cherchez pas toujours à avoir réponse à tout, mais indiquez-lui auprès de qui ou à quel endroit il pourra trouver réponse à sa question. Cela lui apprend à rechercher les informations par lui-même et à devenir autonome.

Si votre stagiaire a beaucoup de questions et que la plupart ne sont pas urgentes, vous pouvez organiser une courte réunion, journalière au début, puis hebdomadaire, lors de laquelle vous traiterez tous les thèmes en même temps. Cela vous permettra de travailler sans être interrompue et apprendra au stagiaire à respecter le temps de travail des autres. Peut-être trouvera t’il entre temps lui-même la solution à son problème !

6. Prenez du temps pour un feedback régulier

Lorsque vous confiez une tâche à votre stagiaire, examinez le résultat et expliquez lui ce qui était positif, mais surtout ce que vous auriez fait autrement et pourquoi. Cela fait partie du processus d’apprentissage. Si votre stagiaire prend votre feedback à coeur, le résultat de son travail devrait de plus en plus correspondre à ce que vous attendez et vous soulager dans vos tâches quotidiennes.

Si vous n’êtes pas satisfait du travail de votre stagiaire, donnez-lui une chance de s’améliorer en prenant le temps de lui faire un feedback. Sur le moment, il vous paraîtra plus facile ou plus rapide de ne pas émettre de critique et de (re)-faire le travail vous-même. Ne cédez pas à la tentation. Investissez plutôt ce temps dans un feedback constructif pour votre stagiaire. 

Après les premières semaines, ou au moins en milieu de stage, faites un point avec votre stagiaire lors d’un entretien formel. Donnez-lui un retour sur son travail, des conseils pour s’améliorer, soulignez les points positifs et, surtout, faites-le parler. Vous pouvez l’inviter à s’exprimer en premier, afin qu’il parle plus librement et ne se contente pas de répéter ou de réagir à ce que vous lui dites. Ce point à mi-parcours permet d’exprimer vos attentes respectives. S’il intervient assez tôt au cours du stage, les deux parties auront le temps d’apporter des ajustements afin que le bilan final soit positif. 

7. Montrez l’exemple en termes de professionnalisme

Ponctualité, tenue vestimentaire, attitude dans les meetings et face aux supérieurs hiérarchiques : votre stagiaire vous observe très attentivement, et certaines choses s’inculquent mieux par l’exemple que par la parole. Faites donc attention à votre attitude, encore plus que d’ordinaire. Dans ce sens, un stagiaire peut même vous remotiver en vous rappelant de veiller à votre attitude en général et à toujours donner le bon exemple.

À l’occasion, donnez à votre stagiaire des petits conseils pour la suite de sa carrière. Par exemple, encouragez-le à créer un profil sur les réseaux sociaux professionnels, ajoutez-le à votre réseau et recommandez certaines de ses compétences. Proposez-lui de relire son rapport de stage ou de l’aider à le rédiger, encouragez-le lorsqu’il a du mal à s’y mettre. Montrez lui que sa réussite professionnelle compte à vos yeux.

8. Aidez votre stagiaire à créer son réseau dans l’entreprise

Présentez votre stagiaire à des personnes susceptibles de s’entendre avec lui dans l’entreprise. Cela l’aidera à bâtir son propre réseau et vous pourrez compter sur le fait qu’il ne soit pas isolé. En discutant avec d’autres collègues ou stagiaires dans d’autres services, il aura un espace pour parler de vous, de son stage, vous critiquer etc. ce qui est tout à fait normal (tout le monde parle sur son chef, même s’il est le plus sympathique et compétent qui soit).

Ce serait malsain de passer toutes vos pauses avec votre stagiaire, mais de temps en temps, pensez à l’inviter à déjeuner pour faire un petit point informel et apprendre à le connaître un peu mieux. Si une amitié nait entre vous et votre stagiare, vous pourrez l’approfondir une fois le stage terminé.

Attention : votre stagiaire n’est pas votre ami et ne devrait pas devenir votre confident, surtout pour des problèmes liés au travail. Essayez de maîtriser vos sentiments négatifs et laissez lui une image positive de l’entreprise. Il aura tout le temps de faire ses propres expériences et doit pouvoir continuer à vous respecter en tant que maître de stage. Il ne s’agit pas de lui faire croire que tout est beau et rose dans le monde de l’entreprise, mais plutôt de donner l’exemple concernant la maîtrise de soi et la gestion des conflits. 

9. Défendez/protégez votre stagiaire

D’autres collègues voire d’autres départements pourraient essayer « d’exploiter » votre stagiaire en lui déléguant des tâches dont ils souhaitent se débarasser, surtout s’il s’aperçoivent que votre recrue est efficace, compétente et serviable. Demandez à votre stagiaire de vous tenir au courant (vous mettre en copie) de toutes les demandes qu’il reçoit et qui ne viennent pas de vous (ou de votre supérieur direct).

Vous pourrez ainsi les évaluer, les prioriser et en bloquer certaines, afin que votre stagiaire puisse se concentrer sur les missions que vous lui avez confiées. Cela lui évitera de tomber dans une situation de stress l’amenant à perdre son équilibre vie pro / vie perso alors qu’il vient de commencer sa carrière et ne touche même pas un vrai salaire.

10. Récompensez votre stagiaire

N’hésitez pas, dans la mesure du possible, à donner à votre stagiaire un aperçu des bons côtés de la vie professionnelle : voyages d’affaires, notes de frais, pots, salons, formations etc. Cela contribuera à le motiver. Si vous avez l’occasion de partir en déplacement, négociez un petit budget pour l’inviter à vous accompagner. Vous aurez une compagnie agréable et ce sera un moment fort du stage de votre recrue.

11. Soyez accueillant

Si votre stagiaire n’est pas de la ville et qu’il a pris un logement provisoire le temps du stage, proposez-lui de temps à autre de faire quelque chose ensemble en dehors du travail. Visiter une exposition, un musée, faire un tour de la ville… À lui d’accepter ou non, mais en général ce type d’initiative est apprécié. Assurez-vous qu’il possède le nécessaire dans son appartement et dépannez-le si possible. Souciez-vous de lui comme vous le feriez pour des clients ou partenaires de passage.

Il ne s’agit pas de s’immiscer dans la vie privée de votre stagiaire ou de trop en révéler sur la vôtre, mais simplement d’être acceuillant. Vous montrez que vous souhaitez qu’il se sente à l’aise et qu’il aille au bout de son stage dans les meilleures conditions possibles. 

Si vous vous apercevez que votre stagaire s’est rapidement fait des amis et qu’il est très occupé les soirs et week-ends, il est sans doute inutile de trop en faire sur ce point. En revanche, si vous le sentez isolé, n’hésitez pas. 

12. Gardez de bonnes relations après le stage

Votre stagiaire vous sera sans doute très reconnaissant si son stage est enrichissant et se passe bien. Il comparera sans doute son expérience avec celle de ses camarades de promo et se rendra compte qu’il a de la chance d’être tombé sur vous ! Il pourrait bien recommander votre stage de retour dans son école et vous assurer ainsi un flux régulier de stagiaires motivés et compétents.

Par ailleurs, lorsque votre stagiaire entre dans la vie professionnelle, vous êtes sur un plan d’égalité au niveau professionnel. Il devient un membre de votre réseau professionnel comme un autre, susceptible de vous recommander sur les réseaux sociaux profesionnels ou encore de vous ouvrir des portes pour un prochain emploi. Qui sait dans quelle entreprise votre ex-stagiaire poursuivra sa carrière !

Avez vous déja encadré des stagiaires? Quelle est la meilleure expérience que vous ayez vécu en stage ? Avez-vous d’autres conseils ?